Transparenz ist kein Nice-to-have – sie ist die Grundlage für Vertrauen im Team. Das Systemprotokoll in PersonalCockpit Cloud zeigt dir auf einen Blick, wer wann welche Änderung vorgenommen hat. Mit dem neuesten Update wird das Protokoll zur zentralen Sicherheitsinstanz deines Unternehmens.
Warum ist ein lückenloses Protokoll wichtig?
Stell dir vor, ein Provisionseintrag wurde von 1.300€ auf 1.200€ geändert – aber es sieht so aus, als hätte der Mitarbeiter selbst die Änderung vorgenommen. Oder eine Rolle bekommt plötzlich neue Berechtigungen, ohne dass jemand nachvollziehen kann, wer das veranlasst hat.
Genau solche Situationen gehören mit dem erweiterten Systemprotokoll der Vergangenheit an. Jede Aktion wird mit dem tatsächlichen Akteur erfasst – getrennt vom betroffenen Mitarbeiter.
Was wird alles protokolliert?
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Personal & Arbeitszeit
Login, Mitarbeiterverwaltung, Arbeitszeiten, Urlaub, Krankmeldungen, Korrekturen – mit Vorher/Nachher-Vergleich bei jeder Änderung.
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Finanzen & Kasse
Umsätze, Provisionen, Kassenbons, Stornierungen, Kassenbewegungen und Z-Berichte. Jeder Kassiervorgang ist nachvollziehbar.
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Sicherheit & Konfiguration
Rollenänderungen, Berechtigungsanpassungen und Einstellungs-Updates. Sensible Daten wie SMTP-Passwörter werden automatisch redaktiert.
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Warenwirtschaft & Lager
Produkte erstellen, bearbeiten und löschen, Bestandskorrekturen mit Vorher/Nachher und Lagertransfers zwischen Standorten.
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Organisation
Standorte, Arbeitszeitsoll, Dienstleistungen, Zeitblocker und Kalender-Einstellungen – alles wird nachvollziehbar dokumentiert.
Vorher/Nachher auf einen Blick
Bei Änderungen an finanziell relevanten Daten zeigt das Protokoll jetzt farbige Badges mit dem alten und neuen Wert:
Beispiel: Umsatz geändert
1.300€ → 1.200€
Geändert von: Robby Klier • Betrifft: Emelie Müller
Filtern und Finden
Das Protokoll bietet umfangreiche Filterfunktionen:
Nach Aktion filtern
Wähle eine bestimmte Aktions-Kategorie wie „Urlaub“, „Kasse“ oder „Rollen“.
Nach Benutzer filtern
Zeige nur Aktionen eines bestimmten Mitarbeiters an – als Akteur oder als Betroffener.
Zeitraum eingrenzen
Filtere nach einem bestimmten Zeitraum, um relevante Einträge schnell zu finden.
Sicherheit als Standard
Ob GoBD-Compliance für deine Kasse, DSGVO-Anforderungen für Mitarbeiterdaten oder einfach der Wunsch nach nachvollziehbaren Prozessen: Das erweiterte Systemprotokoll gibt dir die Werkzeuge an die Hand, um jederzeit den vollen Überblick zu behalten.
Gut zu wissen
Das Systemprotokoll findest du unter Verwaltung → Protokolle. Alle Einträge werden automatisch erfasst – du musst nichts konfigurieren. Die Daten sind strikt nach Mandant getrennt und nur für berechtigte Administratoren sichtbar.