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Dokumentenverwaltung – Dokumente

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Changelog

Verfasst von Changelog

Letzte Aktualisierung 2 Tagen her

📁 Dokumente

Die zentrale Plattform zur sicheren Verwaltung, Filterung und Ansicht aller wichtigen personalbezogenen Unterlagen.

Übersicht der Dokumentenverwaltung im PersonalCockpit mit Filtern und Dateiliste

Abbildung 1: Die zentrale Ansicht zur Verwaltung aller hinterlegten Dokumente, inklusive Filteroptionen und individueller Dateien.

Zweck der Ansicht

Die „Dokumente“-Ansicht im PersonalCockpit dient als digitaler Aktenschrank für alle wichtigen Unterlagen rund um das Anstellungsverhältnis. Hier können Sie auf Ihre persönlichen Lohnabrechnungen, Meldebescheinigungen, Verträge und andere relevante Dokumente zugreifen, diese verwalten und für die Verwaltung hochladen.

  • Modul-Pfad: Dokumente (Direktzugriff im Hauptmenü)
  • Zielgruppe: Salon-Mitarbeiterinnen (Friseurinnen, Rezeptionistinnen), Betriebsleiterinnen und System-Administratoren.

Hauptfunktionen

  • Zentrale Ablage: Alle personalbezogenen Dokumente sind an einem sicheren und zentralen Ort gespeichert.
  • Umfassende Filteroptionen: Schnelles Auffinden von Dokumenten nach Monat, Jahr, Kategorie, Mitarbeiterin oder Sichtbarkeit.
  • Sicherer Zugriff: Dokumente sind je nach Berechtigung „Privat“, „Öffentlich“ oder nur für die „Verwaltung“ sichtbar.
  • Upload-Funktion: Einfaches Hochladen neuer Dokumente durch berechtigte Mitarbeiterinnen.
  • Download & Vorschau: Direkter Zugriff auf die Dokumente zum Download oder zur Ansicht.

Benutzeroberfläche & Steuerelemente

Die Dokumenten-Ansicht ist intuitiv gestaltet, um Ihnen eine effiziente Verwaltung Ihrer Unterlagen zu ermöglichen:

1. Upload-Bereich

  • Button „Hochladen“: Ein prominenter Button ermöglicht es berechtigten Nutzerinnen, neue Dokumente in das System einzustellen. Beim Klick öffnet sich ein Modal zur Auswahl der Datei und zur Eingabe relevanter Metadaten.

2. Filter- und Sortieroptionen

Oberhalb der Dokumentenliste finden Sie diverse Filter, um Ihre Suche einzugrenzen:

  • Monats- & Jahresauswahl (Dropdowns): Wählen Sie den gewünschten Monat und das Jahr aus, um Dokumente aus einem spezifischen Zeitraum anzuzeigen.
  • Bereich: (Dropdown mit Optionen Alle, Öffentlich, Verwaltung): Dieser Filter steuert die Sichtbarkeit der angezeigten Dokumente.
    • Öffentlich: Dokumente, die für alle Mitarbeiterinnen sichtbar sind.
    • Verwaltung: Dokumente, die nur für Verwaltungsrollen sichtbar sind.
  • Mitarbeiter-Filter (Dropdown): Standardmäßig steht hier „Alle Mitarbeiter“. Sie können eine spezifische Mitarbeiterin auswählen, um nur deren zugeordnete Dokumente anzuzeigen.
  • Kategorie-Filter (Button-Gruppe/Dropdown mit Optionen Alle, Allgemein, Personal, Finanzen, Verträge, Lohnabrechnung): Filtern Sie die Dokumente nach ihrer zugeordneten Kategorie.
    • Lohnabrechnung: Zeigt alle Lohnabrechnungen an.
    • Verträge: Zeigt alle Anstellungsverträge und Zusatzvereinbarungen.
    • Allgemein/Personal/Finanzen: Für diverse andere Dokumenttypen.

3. Dokumentenliste

Unterhalb der Filter finden Sie eine chronologisch sortierte Liste aller Dokumente, die Ihren Filtereinstellungen entsprechen. Jede Zeile stellt ein Dokument dar und zeigt folgende Informationen:

  • Sichtbarkeit: Ein Badge (z.B. PRIVAT) zeigt an, wer das Dokument einsehen kann.
  • Dateiname: Der vollständige Name des Dokuments (z.B. Lohnabrechnung April 2026, Tuncay_Onder_Sofortmeldung_2026-04).
  • Kategorie: Die zugeordnete Kategorie des Dokuments (z.B. Lohnabrechnung, Allgemein).
  • Zugehöriger Mitarbeiter/in: Der Name der Mitarbeiterin, der das Dokument zugeordnet ist.
  • Datum: Das Upload- oder Erstellungsdatum des Dokuments (z.B. 20.05).

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Befolgen Sie diese Schritte, um ein neues Dokument in das PersonalCockpit hochzuladen:

1

Dokumentenansicht öffnen

Navigieren Sie im linken Hauptmenü zum Punkt „Dokumente“. Sie befinden sich nun in der Übersicht aller hinterlegten Unterlagen.

2

„Hochladen“ anklicken

Klicken Sie oben links auf den orangen Button „Hochladen“. Ein neues Modal oder eine Eingabemaske öffnet sich.

3

Dokumentdetails eingeben

Im Upload-Formular füllen Sie bitte folgende Felder aus:

  • Datei auswählen: Klicken Sie auf das Upload-Feld, um die gewünschte Datei von Ihrem Computer auszuwählen.
  • Dokumentenname: Geben Sie einen klaren und aussagekräftigen Namen für das Dokument ein. (z.B. Mustervertrag_MaxiMustermann_2024) *Pflichtfeld
  • Kategorie: Wählen Sie die passende Kategorie aus dem Dropdown (z.B. Verträge, Lohnabrechnung). *Pflichtfeld
  • Zugehörige Mitarbeiterin: Ordnen Sie das Dokument der entsprechenden Mitarbeiterin zu.
  • Sichtbarkeit: Bestimmen Sie, wer das Dokument einsehen darf (z.B. Privat, Öffentlich, Verwaltung).

4

Dokument speichern

Überprüfen Sie alle Angaben und klicken Sie anschließend auf den Button „Speichern“ oder „Hochladen“ im Modal, um den Vorgang abzuschließen. Ihr Dokument wird nun in der Liste angezeigt.

Wichtige Hinweise

Sichere Aufbewahrung

Alle im PersonalCockpit hochgeladenen Dokumente werden sicher und DSGVO-konform auf deutschen Servern gespeichert. Achten Sie stets darauf, die korrekte Sichtbarkeit für sensible Unterlagen zu wählen.

Benennung von Dokumenten

Um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten, empfehlen wir eine konsistente Benennung Ihrer Dokumente, z.B. [Typ]_[Name]_[Datum] (z.B. Anstellungsvertrag_Mustermann_2024-01-15).

Datenschutz beachten

Bitte laden Sie keine Dokumente hoch, die unzulässige oder nicht notwendige persönliche Daten enthalten. Überprüfen Sie vor dem Upload immer den Inhalt der Datei.

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